progettazione - organizzazione - pubblicizzazione - realizzazione

manifestazioni, convegni, seminari - presentazione libri, video, CD

l'evento è un congegno perfetto fatto di preparazione, esperienza, conoscenza

Presentazione libri

Per scrivere un libro, a volte, occorrono anni di duro lavoro, lunghe ed estenuanti ricerche, rivisitazioni e rimaneggiamenti del testo, etc. Poi finalmente si riesce ad incontrare un editore disposto a pubblicare l'opera, magari con il concorso economico dello stesso autore. E poi? Dopo la soddisfazione di avere tra le mani il frutto di tanto sudore, che fare? Il rischio numero uno è che l'opera venga apprezzata giusto dai parenti e dagli amici più cari. Poi, il più delle volte, inesorabilmente trascorrono i giorni e, del tanto amato libro nessuno ne parla più. Allora, che fare? Prima ancora che l'opera sia stampata (o resa disponibile on-line come e-book) bisogna pianificare una buona strategia comunicativa a partire dalla prima presentazione. (vedi a lato). Lo scrivere rappresenta, a mio avviso, il 10% del lavoro. Ciò che accade dopo tra presentazioni e interviste, viaggi e spostamenti, rappresenta la parte più impegnativa che, se non si fa bene e continuamente (almeno per  un anno)vanifica tutto il lavoro fatto in precedenza. La prima forma di propaganda per efficacia è ancora la TV (vedi ad es. Fabio Fazio quando presenta un libro...) se non è possibile la RAI o Mediaset almeno le TV e le radio locali (specie nella zona dove è nato o vive l'autore).

 

La progettazione

Partiamo da un esempio. Per realizzare Mission Impossible occorsero il doppio dei mesi per l'elaborazione dello storyboard rispetto alle riprese effettive. Questo vuol dire che l'evento deve essere pianificato con cura, possibilmente scendendo ad un livello di dettaglio molto spinto. Più si prevede, meno si sbaglia. Il programma dell'evento, qualsiasi esso sia, deve tener conto di un elemento che, con l'andar del tempo, si fa sempre più critico: la gente sopporta sempre meno le chiacchiere. Il programma deve essere consegnato a tutti gli attori coinvolti, anche giorni prima e poi discuterlo con tutto il team. Dopo due ore, al massimo dallo start dell'evento, bisogna prevedere un intervallo (se di 15' automaticamente diventa di 30'). Una buona strategia è far intervenire diversi relatori, esperti, semplici testimoni, etc. che parlino per pochi minuti. I relatori devono preventivamente inviare, se non lo scritto dell'intervento, almeno un abstract dello stesso. Se l'evento prevede performance di musica, danza teatro, etc. è assolutamente obbligatorio fare le prove di palco e di suono. Se l'evento è previsto all'aperto, cercare e tenere pronta un'alternativa (una scuola, un auditorium, etc.).

 

L'organizzazione

E' necessario trovare una location ben dimensionata al pubblico previsto, adatta anche per la proiezione di presentazioni o video (le immagini, e meglio ancora i filmati risultano molto più attraenti) e per l'audio (tutti devono ascoltare perfettamente). La conduzione della presentazione deve essere effettuata da persona qualificata come uno scrittore, un giornalista, un presentatore TV, qualcuno che, comunque, sappia "tenere il palco"; molto meglio se la conduzione è affidata ad una coppia uomo - donna, che sappia agire in maniera coordinata, senza che ci sia uno o l'altra a prevalere. Se si prevede un dialogo con la sala, chiedere preventivamente a qualcuno se desidera interloquire con i relatori. Nella checklist prevedere: il fotografo (se occorre, anche un video operatore), al service chiedere se possono registrare l'audio, altrimenti prevedere la registrazione con uno strumento adatto (anche da PC). Conteggiare i posti a sedere e non superare quelli autorizzati per la sala, verificare se per l'evento occorre la presenza dei VVFF e della Croce rossa.

In relazione all'impianto tecnico, se la location e molto grande, probabilmente il service ha bisogno di conoscere dati tecnici quali la potenza elettrica, dove sono allocate le prese etc. pertanto è sempre bene chiedere la presenza del tecnico che solitamente si occupa della gestione della sala.

La pubblicizzazione

prima

L'annuncio riveste particolare importanza. Una buona propaganda, soprattutto il "passaparola", è alla base del successo dell'iniziativa. Anche qui può essere utile costituire un team per contattare tutti i tipi di media (giornali, riviste, radio, TV, etc.), a tale riguardo se trattasi di somme contenute può essere ottimo realizzare qualche servizio, specie TV, a pagamento. Sfruttare bene ciò che internet rende disponibile come i siti web dedicati, i social network e, soprattutto, le mailing list degli "opinion leader" che dovranno essere contattati personalmente.

durante

Assicurare la presenza durante l'evento di quanti più operatori dei media è possibile, soprattutto quelli con cui si ha un buon rapporto personale. Attenzione, non basta mandare un comunicato alle redazioni dei giornali, bisogna "convincere" i direttori che l'evento è di forte interesse. Prima dell'evento organizzare la segreteria e far accreditare i giornalisti, annotando la presumibile data della pubblicazione dell'articolo. Autorizzare preventivamente i giornalisti alle interviste, che varranno fatte durante l'intervallo o a fine evento (di solito i giornalisti "scappano" e cercano di "blindare" prima il relatore rischiando di provocare ritardi insostenibili). Attenzione, oggi sono disponibili tecnologie a basso costo per video conferenze, attraverso il web (Skipe, ooVoo, etc.), pertanto si possono organizzare punti a distanza per seguire gli eventi.

dopo

In questa fase verrà realizzata la "rassegna stampa" fatta da articoli apparsi su quotidiani locali, regionali e nazionali; interviste e servizi radio, TV e in streaming. Naturalmente si raccoglieranno gli articoli ante e post evento. Tutte le foto e i micro filmati dovranno poi essere inseriti sulla pagina web dello scrittore, dell'editore o di chi aiuta ad organizzare l'evento. Si crea così un ottimo circolo virtuoso, più si ha materiale da divulgare e più possono pervenire ulteriori richieste.

 

La mia esperienza: da giovanissimo ho iniziato scrivendo poesie tra le strade di Napoli sviluppando il senso di "osservazione della vita", indispensabile per chi intende narrare le umane vicende. Sempre a Napoli, ottima "location" per i creativi, ho scritto e recitato in un trio di cabaret in un minuscolo ma attivissimo locale al Vomero. Poi ci fu una più impegnativa performance con "'O 'Nguacchio" (l'imbroglio), una commedia teatrale incentrata sui vizi e le virtù del popolo partenopeo. "Errando nell'anima e nel tempo. Vip Edizioni" rappresentò la mia prima esperienza editoriale, ma il titolo nascondeva una profezia che si è concretizzata più volte. Dalla Campania sono passato a vivere in Calabria, poi in Sicilia e ora qui in Toscana, tra le dolci colline del Valdarno. In questo "errare" ho scritto "Cieli rossi". Con questo lavoro ho maturato una consistente esperienza nel campo editoriale, soprattutto nello scoprire quanti e quali "trucchi" si nascondono a danno dei poveri autori, ma anche come fare per ottenere un discreto successo. A supporto dello "scrivere e creare" ho completato gli studi laureandomi in Storia Moderna e Contemporanea, ho fatto un master di giornalismo e, soprattutto, ho scritto tanto per riviste e siti web. Per il teatro, poi, finalmente arrivò la grande occasione di "Oltre la nostalgia l'amore, Palummella", messa in onda più volte al teatro Incanto di Catanzaro. Il teatro offre da sempre possibilità straordinarie. Palummella è l'esempio di una rappresentazione di tipo totale, dove arti come la musica, la danza, il mimo, il canto, la recitazione convivono per offrire anche una forte riflessione su un tema particolare (nel nostro caso l'emigrazione / immigrazione). Arrivò anche un'entusiasmante esperienza, con l'apporto tecnico di una grande TV privata, nel realizzare un documentario per la nota multinazionale di telecomunicazioni: "La Telecom in Calabria", con l'operatore appollaiato dal finestrino destro della macchina abbiamo fatto giornate intere di riprese e un lunghissimo lavoro di montaggio in studio, esperienza veramente impagabile. Per la TV, invece, grazie a Life Communication, ho realizzato una decina di puntate di "Un libro nella bisaccia", una rubrica di presentazione libri, fatta passeggiando per le strade di suggestive e amene località; gli stessi libri che venivano conosciuti da Oasi TV venivano poi da me recensiti anche per la rivista "Comunità Nuova". Di particolare interesse per me, amante di Storia, erano gli eventi tipo "Quattro secoli di musica" in cui mentre illustravo stili e autori, mentre cantanti e musicisti offrivano alla platea saggi dal vivo dei brani citati. Questo concetto è stato da me sempre tenuto presente: sostenere il dialogo e le parole con diverse forme di arte. Ad esempio, il "Meeting Fraternità & Cultura" interamente dedicato all'editoria, era intervallato da performance di giovani artisti, attori che recitavano brani di libri e proiezioni di immagini. Così come "in history for change" c'è sotteso un altro concetto forte: perché l'evento riesca bisogna che si riesca ad ottenere la sinergia di più aggregazioni. Più associazioni, circoli, aggregati laici ed ecclesiali, etc. si mettono insieme a lavorare, specie per gli inviti, e più le probabilità di successo aumentano.

Alcuni esempi di eventi:    Il MEETING       Il PROGETTO   LO SPETTACOLO

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Ultimo aggiornamento:  11-11-13